Tietosuojaseloste

Tuusulan Nyrkkeilyseura TuusNy ry:n tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietoturvaseloste, laadittu 20.5.2018

Rekisterinpitäjä:

Tuusulan Nyrkkeilyseura TuusNy ry (myöhemmin Tuusulan Nyrkkeilyseura)

Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta http://www.tuusulannyrkkeilyseura.fi/

Rekisterin nimi:

Tuusulan Nyrkkeilyseura TuusNy ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterin käyttötarkoitus:

Jäsenrekisteritietoja käytetään Tuusulan Nyrkkeilyseuran jäsenasioiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä

Kilpailutoiminnan toteuttamiseen
Tulospalvelun ylläpitoon ja tilastojen julkaisuun
Sähköiseen jäsenviestintään, esimerkiksi webbisivut
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttamiseen sekä kehittämiseen
Yhdistyksen historian tallettamiseen.
Seuran tilojen kulunvalvontaan

Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Tuusulan Nyrkkeilyseuraan voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli kulloinenkin yhdistyksen hallitus sekä muut toiminnan vastuuhenkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Rekisterin sisältämät tiedot:

Rekisteri voi sisältää Tuusulan Nyrkkeilyseuran jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: Asiakkaan nimi, puhelinnumero(t), osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, lisenssin laji ja numero, pätevyydet, harjoituskortin numero, ansiomerkit ja muut palkitsemiset, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista. Alaikäisten jäsenten osalta rekisterissä on lisäksi huoltajan nimi, nimi, puhelinnumero(t), osoite ja sähköpostiosoite.

Rekisteritietojen tietolähde:

Henkilötietoja kerätään jäsenyyden hakemisen yhteydessä jäseneltä itseltään suoraan sähköpostitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla, palveluita käytettäessä tai yhdistyksen toimintaan osallistuessa, rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Jäsenen tai toimintaan osallistuvan tietoja voidaan kerätä myös eri lajiliittojen lisenssijärjestelmistä.

Tietojen luovutus:

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

Käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Tietoja voidaan luovuttaa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely:

Tuusulan Nyrkkeilyseura TuusNy ry käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus:

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin yhdistyksen hallituksen sekä ryhmien ohjaajien tarkasteltavissa ja käytettävissä.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisteristä otetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuran puheenjohtajalle. Tarkista ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta www.tuusulannyrkkeilyseura.fi

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Tuusulan Nyrkkeilyseura TuusNy ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.

Jäsentä pyydetään kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Henkilötietojen säilyttäminen:

Jäsenten henkilötietoja säilytetään aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.

Jäsenluettelo (tilanne harjoituskauden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen:

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Tuusulan Nyrkkeilyseura saattaa muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Tarkista säännöllisesti tietosuojaselosteen uusin versio osoitteesta www.tuusulannyrkkeilyseura.fi